El gobierno prepara la desescalada en el sector MICE, y tiene muy avanzado un BORRADOR sobre directrices y recomendaciones para el desarrollo de congresos, reuniones, incentivos, convenciones, conferencias, ferias comerciales y eventos. El objetivo es minimizar los riesgos de contagio del virus SARS-Cov-19 de sus participantes y empleados.
Extradigital ha tenido acceso al borrador y en el mismo se define los procesos de diseño, organización y ejecución de las actividades previamente descritas. Se trata de un documento especialmente esperado por agencias de eventos, agencias de viajes, organizadores profesionales de congresos (OPCs), Destination Management Companies (DMC’s), Convention Bureaux, Palacios de Congresos, Recintos Feriales y Organizadores Feriales.
¿Y cuáles son los aspectos imprescindibles para desarrollo una actividad? Respondemos a esta pregunta con este checklist:
- La organización gestora del espacio es responsable de la determinación de los aforos máximos, de la gestión de colas, del cumplimiento en el mantenimiento de la distancia de seguridad entre participantes y con el personal, y del cumplimiento de las medidas preventivas e higiénico-sanitarias.
- Se adoptarán las medidas de distanciamiento de seguridad en salas, pabellones y espacios de acuerdo al aforo definido, limitando cuando sea necesario el número de stands (en su caso) y aumentando los espacios entre pasillos y zonas de confluencia entre participantes.
- Rediseñar y adecuar los itinerarios de entrada y salida al espacio, informando de los puntos de acceso y salida previamente definidos.
- Fomentar las gestiones y pagos on line y la sustitución, siempre que sea posible, de los procesos manuales por otros digitales (p.e envío de acreditaciones on line, descarga de acreditaciones en el móvil).
- Gestionar las colas (p.e a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad (a menos que se use mascarilla por parte de todos los participantes y empleados) en mostradores de registro y acreditaciones.
- Informar previamente al participante sobre el cumplimiento de protocolos de higiene y distancia de seguridad y sobre la aplicación del derecho de admisión en caso de no cumplimiento de dichos protocolos.
- Habilitar puntos con solución desinfectante en los accesos.
- Evitar el material impreso, promoviendo el uso de información digital (p.e a través de códigos QR).
- Limpiar y desinfectar los mostradores diariamente y tan frecuentemente como sea posible, considerando la afluencia de participantes.
- Además, en su caso los certificados de asistencia se enviarán en formato digital.
- Los objetos promocionales para los participantes se entregarán debidamente desinfectados siempre que sea posible y de forma individual.
Igualmente, deben fijarse los aforos y establecer un sistema de control de los mismos en los distintos espacios en los que se lleven a cabo actividades. En concreto, se pueden establecer las siguientes medidas:
- Implementación de sistemas de conteo de personas y control (automáticas o manuales) de entrada y salida (p.e control del número de pases de acceso/invitaciones por empresa participante, en función de superficie y días de celebración, con el fin de no exceder el aforo establecido) para conocer en tiempo real el número de personas que en cada momento participan en la actividad.
- Identificación de puntos de potenciales aglomeraciones.
- Implementación de horarios que permitan un tiempo post-actividad para la limpieza y desinfección profunda del espacio.
- Disposición de gráfica, señalética o personal que ayude a gestionar el tráfico de personas.
Además, se recomienda la ampliación de pasillos, pabellones y otros espacios.
En relación al servicio de catering debe prestarse en condiciones de seguridad, evitando la presentación a granel de los productos o cualquier forma de disposición que no evite el contacto entre participantes.
Como norma general, se recomienda la utilización de alimentos en formato individual. Algunos ejemplos pueden ser porciones individuales tipo pack-lunch; productos estuchados/empaquetados; cafés e infusiones servidos en vasos desechables cerrados así como buffet asistido por personal.
