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Cómo proteger legalmente los secretos comerciales de su empresa

Las técnicas de fabricación y los diseños de productos proporcionan ventajas competitivas y potencial de crecimiento invaluables. Sin embargo, sin protecciones vigilantes, estos secretos comerciales enfrentan un inmenso riesgo de robo y explotación por parte de malos actores que buscan aprovechar injustamente el arduo trabajo y el ingenio de una empresa para su propio beneficio.

Establecer salvaguardias legales y operativas sólidas para la propiedad intelectual debe ser una prioridad para las empresas que obtienen valor de los secretos comerciales. El valor derivado de la preservación de metodologías y datos patentados supera con creces la inversión requerida.

Siga estos pasos clave para establecer un régimen de protección maduro para sus secretos comerciales que cubra todas las bases. Cuando se aprovechan juntas, estas precauciones vitales crean una sinfonía de seguridad para proteger legalmente sus ventajas competitivas.

Clasificar información confidencial

No toda la información interna constituye un secreto comercial protegible. Catalogue toda la propiedad intelectual y los datos por niveles de sensibilidad para que los secretos comerciales estén claramente identificados y segmentados.

Los secretos comerciales deben proporcionar valor económico y no ser de conocimiento público. Esto incluye tecnología patentada única, diseños de productos, técnicas de fabricación, algoritmos, fórmulas, precios, listas de proveedores y datos confidenciales de los clientes.

Clasifique documentos y bases de datos por niveles de sensibilidad utilizando herramientas como software de clasificación de datos. Establezca permisos de acceso separados según la clasificación. Señalar claramente los secretos comerciales es el primer paso hacia una protección integral.

Implementar acuerdos de confidencialidad

Vincule a los empleados, proveedores, contratistas y terceros a la confidencialidad mediante acuerdos de confidencialidad (NDA) que cubran toda la información secreta comercial que encuentren.

Los NDA deben definir lo que la parte receptora puede y no puede hacer con los datos confidenciales divulgados, como restringir el intercambio fuera de la empresa y limitar el uso únicamente a fines definidos. Incluir cláusulas de no competencia cuando corresponda.

Haga que la firma de acuerdos de confidencialidad sea un estándar para cualquier persona a la que se le conceda acceso a secretos comerciales, incluido el requisito de que los nuevos empleados firmen al incorporarse. Las obligaciones contractuales de confidencialidad proporcionan recursos legales si se producen incumplimientos. Nunca proporcione acceso antes de obtener NDA.

Limitar el acceso interno

Si bien todo el personal puede necesitar información interna general, restrinja el acceso a los secretos comerciales solo al personal esencial. Esto contiene exposición potencial.

Inventario de qué sistemas, documentos y repositorios de datos contienen información sensible. Asigne acceso basado en permisos solo a aquellos que lo necesiten para realizar sus funciones laborales específicas y nada más.

Controle el acceso a instalaciones que contengan secretos comerciales, así como con sistemas de tarjetas de acceso, autorizaciones de seguridad y monitoreo de entrada/salida. Limitar el acceso es clave para mitigar el riesgo interno.

Sistemas de cifrado y protección con contraseña

Proteja técnicamente todas las computadoras, plataformas en la nube y dispositivos que contienen secretos comerciales mediante cifrado riguroso, contraseñas, autenticación multifactor y protocolos de gestión de acceso.

Los datos de propiedad deben cifrarse tanto en tránsito como en reposo. Usa fuerte gestor de contraseñas credenciales y establecer políticas de acceso condicional que restrinjan los inicios de sesión sospechosos. Instale herramientas de seguridad como antivirus, firewalls y detección de intrusos en las redes.

Elimine las capacidades de medios externos, desactive las funciones de reenvío automático y uso compartido de pantalla. Siga las mejores prácticas de ciberseguridad para controles y monitoreo de acceso. Medidas técnicas sólidas añaden una protección digital esencial.

Monitorear el uso indebido

Instalar sistemas integrales de monitoreo para detectar cualquier intento de robo o uso indebido de información confidencial por parte de partes internas o externas.

Supervise los flujos de datos en busca de descargas, transferencias o fugas anormales. Esté atento a intentos no autorizados de acceder a sistemas y almacenes de datos restringidos. Registre toda la actividad para su revisión periódica.

El monitoreo electrónico combinado con seguridad física como CCTV, alarmas y tarjetas de acceso cronometrado aumenta la visibilidad de cómo se manejan la propiedad intelectual y los secretos comerciales. El monitoreo en tiempo real permite una respuesta rápida.

Proteger documentos físicos

No pase por alto la seguridad física de la información impresa o grabada. Almacene bajo llave en lugares seguros a los que solo pueda acceder el personal clave, como cajas fuertes a prueba de fuego y archivadores cerrados con llave. Nunca lo deje desatendido en áreas abiertas.

Establezca protocolos de entrada y salida para acceder a documentos con verificación de identidad y cámaras para documentar. Destruya las impresiones mediante trituración cuando haya terminado. Proteger físicamente los datos tangibles proporciona otra capa de protección.

Agregar lenguaje legal a los contratos

Incorpore disposiciones de confidencialidad y cláusulas de no divulgación en contratos comerciales, acuerdos con proveedores, términos de prueba beta, acuerdos de adquisición y pactos de licencia de tecnología.

Obligar legalmente a los socios a limitar el uso de sus secretos comerciales únicamente a los fines definidos, restringiendo el acceso a personal no esencial y prohibiendo su divulgación adicional. Explique claramente las protecciones.

Solicite a un asesor legal un lenguaje contractual adecuado que extienda sus derechos de propiedad intelectual a compromisos con terceros. Detalla las protecciones legales por escrito.

Llevar a cabo acciones de cumplimiento

Si se produce una apropiación indebida o un robo de secretos comerciales, busque agresivamente todas las vías legales, incluidos los litigios civiles y los cargos penales.

Las leyes de secretos comerciales, como la Ley de Defensa de Secretos Comerciales, brindan recursos federales contra el uso y la divulgación no autorizados. Consulte a los abogados inmediatamente si ocurren violaciones.

Hacer cumplir vigorosamente sus derechos disuade a los competidores y envía el mensaje de que protegerá lo que es suyo por todos los medios necesarios. No deje pasar las infracciones.

Conclusión

Los secretos comerciales constituyen algunos de los activos más valiosos de su empresa y requieren sólidas salvaguardias contra pérdidas. Clasifique los datos por confidencialidad, limite estrictamente el acceso, proteja los sistemas técnicamente, supervise el uso indebido y proteja los documentos físicos. Quizás lo más importante sea proteger los secretos legalmente a través de acuerdos de confidencialidad, términos contractuales de protección y el cumplimiento implacable de sus derechos.

Dedicar atención y recursos a protecciones intencionales de secretos comerciales de múltiples niveles resulta beneficioso para mantener sus ventajas competitivas.

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