- Artículo escrito por Ana Hernández, directora Intermundo Comunicación
Son muchas las maneras de expresar qué somos, cómo somos, cuáles son nuestros valores, nuestros principios y nuestra forma de estar y ser en el mundo. También en el mundo de la empresa, ante el mercado, frente a los clientes y proveedores. Podemos disponer de una carta de presentación ante la sociedad, ante la opinión pública y la opinión publicada. Los eventos, esa actividad en la que confluyen diferentes técnicas de la comunicación y marketing, son actividades de diversa índole de cuyo desarrollo depende la imagen a trasladar.
Es por ello que el control, la intención, el sentido, el desarrollo y la conclusión del mismo tiene ese múltiple sentido: expresar hacia dentro y hacia fuera de la organización toda una serie de valores en los que nos queremos ver reflejados.
Cuando una empresa o entidad organiza una serie de conferencias o charlas hasta el último detalle expresa y comunica. Comunica el lugar dónde se celebra, los ponentes, los temas de debate o análisis, los invitados, etc… pero también es esencial cómo se invita, el formato, el diseño, la producción del escenario, hasta elementos que en principio puede ser tan vacuos como el photo-call. Dice de nosotros qué tipo de cocktail se ofrece, el vino que se sirve o el presentar o presentadora. De cuanto detalle y mimo se ponga a cada elemento dependerá la imagen y el resultado final del mismo.
Hacia una necesaria coherencia
Cuando se hace un acto de reivindicación del derecho digital de los menores de barrios con especiales dificultades de desarrollo socio-educativo y existe en el aforo invitados de todo tipo, pero no niños o niñas – supuestamente los beneficiados de esta actividad – lanzamos sin ser conscientes un claro mensaje, bastante contradictorio en este caso. Si un gran evento carece de un refuerzo comunicativo profesional, el impacto se colapsa entre el público presente, sin llegar ni más lejos ni a otros públicos. Si se ofrece merchandaising y no se ajusta a la idea que se defiende, generará ideas contradictorias y señales negativas.
Son ejemplos que demuestran que un evento es una gran orquesta que requiere la participación de un gran director o directora, así como intérpretes de gran nivel. La coordinación, la asunción de que todos son importantes, es vital para el éxito de una acción que es colectiva o no será. Bueno, o será un desastre.
Toda organización que tenga en su afán difundir sus objetivos y su forma de trabajar debe plantearse una estrategia en materia de eventos.
Ana Hernández
El que más o el que menos, de lejos o de cerca, ha vivido una boda. Y sabe que son miles los detalles a tener en cuenta y que de su éxito sólo depende de que todo funcione de manera correcta. Salvando las distancias, un aniversario, la presentación de un nuevo producto, una conferencia, una charla, la organización de una junta de accionistas, una asamblea de propietarios, o cualquier actividad de carácter social (una cena benéfica, una gala solidaria, una exposición, etc…) es algo parecido multiplicado por 100. Si los wedding-planner cada vez son más populares, si la gestión de un evento personal y familiar tiende a la profesionalización, sin duda la entidades y empresas deben acometer este tipo de acciones con expertos en la materia, experimentados y multidisciplinares.
Espacios de encuentro
Porque desarrollar este tipo de acciones permite mejorar la comunicación, generar espacios de encuentro con terceros, analizar y anticiparse a retos del futuro, tanto para la propia empresa como para un sector o la totalidad de la sociedad.
Son muy efectivos los eventos de hermandad, ese tipo de galas de encuentro de entidades o colectivos numerosos que busca una o varias fechas al año para encontrarse, verse y compartir un momento fuera del estrés de la actividad diaria. Son muy prácticos en entidades pequeñas, especialmente entre las más grandes, donde el día a día es más complejo para sus miembros.
Por el carácter de entidad, es muy práctico asentarse como think-tank social que dé pinceladas de nuevos retos o problemas, así como posibles soluciones. Las tecnológicas, el mundo de la empresa, el asociacionismo, el derecho o la consultoría son sectores que pueden encontrar una buena vía con la organización de actividades de este tipo. Las de carácter social, fundaciones, ong o colectivos sin ánimo de lucro encuentran en estos actos una forma de generar sensibilidad social hacia temas de su interés.
En definitiva, toda organización que tenga en su afán difundir sus objetivos y su forma de trabajar debe plantearse una estrategia en materia de eventos. Da resultados, internos y externos. Si se planifican y se ejecutan bien.
