- ADECEC, Dircom y AERCE han elaborado la «Guía de buenas prácticas para el proceso de selección de una consultora de comunicación»
- El manual define todo el procedimiento, desde el inicio del concurso, pasando por el contrato y las bases, para establecer una relación justa entre la consultora y su cliente apoyada en las mejoras prácticas.
En la era de la «confianza» cada vez es más habitual por parte de las empresas la contratación de una consultora externa de comunicación. Una labor que generará soluciones que van desde para la definición de un plan estratégico o el apoyo puntual para una acción determinada.
A menudo surgen una serie de dudas sobre cómo implementar el procedimiento que lleve a buen tamaña empresa. Cómo conseguir con éxito elegir al socio más adecuado de acuerdo a nuestros objetivos y necesidades. Al tiempo que consigamos lograr que el proceso sea eficiente, transparente y sostenible.
A este respecto, y conscientes de este desafío ADECEC, Dircom y AERCE han elaborado una «Guía de buenas prácticas». El objetivo es sintetizar en un documento, claro y directo, toda la travesía que va desde el inicio del concurso hasta la contratación. Pasando por el contrato y las bases, para establecer una relación transparente y justa entre la consultora y el cliente.
Todo ello comienza por tener claro el briefing. Establecer con claridad necesidades y objetivos. Debe ser riguroso y breve. Contener información sobre el histórico de la comunicación en la empresa, así como objetivos y KPI’s claros.
¿Quién debe participar en la selección de la consultora?
Para estas organizaciones referentes del sector debe crearse un comité de selección al menos integrado por el área de Comunicación y Compras. El primero por criterio técnico cualificado, y el segundo para valorar condiciones económicas, contractuales. Lo cuantitativo, crematístico. Lo ideal es que también haya representación de áreas clave de la empresa.
En este trabajo preliminar, también es clave plantearse la pregunta sobre qué tipo de consultora necesitamos. Hacer una evaluación previa de los proveedores y sus servicios. Es decir, realizar un proceso de homologación que debe responder a su capacidad operativa y financiera.
También a la solvencia en el mercado, estructura organizativa o el grado de conocimiento del sector. Y si la consultora está trabajando para otro cliente del mismo sector. En este caso deberá firmar un documento de confidencialidad, y un equipo distinto, donde los profesionales no esté en contacto unos con otros ni compartan información.
El concurso
Se recomienda no invitar a más de seis consultoras al proceso de selección. En cuanto a las consultoras seleccionadas se les pide una propuesta o la resolución de un ejercicio. Es el proceso de RFI o requerimiento de la información. Que una vez acabado va a dar a la fase de RFP, es decir, requerimiento de una propuesta.
Es muy importante que la empresa fije el modelo de remuneración en cuanto a honorarios fijos o fees por servicios, proyectos o en tarifas horarias. Se recomienda una remuneración de las propuestas que no hayan sido seleccionadas. Una manera de reconocer el esfuerzo realizado y también por si se decide tomar algunas de las ideas aportadas.
Para la preparación de la propuesta se aconseja un plazo de cuatro semanas y una hora de exposición el día acordado para defender la propuesta.
También puede surgir la duda sobre si invitar a la consultora con la que estemos trabajando. Y para esto tampoco hay una respuesta universal. Depende si hay una exigencia de convocar un concurso por políticas de transparencia para renovar el servicios. O por una mala experiencia. En cualquier caso, se debe informar al proveedor con total transparencia y siendo mandatorio el cumplimiento del contrato con él.
Evaluación de las propuestas
Ha llegado el momento de la verdad. Hay que tomar una decisión que vendrá siempre desde el criterio técnico y ordenado en función del briefing inicial. Ante esto la «Guía de Buenas Prácticas para el proceso de selección de una consultora de comunicación» recomienda:
- Experiencia.- De la consultora en el sector donde ésta opera.
- Objetivos.– Metas propuestas, necesidades a cubrir.
- Estrategia.- Que se haya planteado, desde la creatividad a las acciones. Táctica y retorno.
- Equipo.- Que se responsabilizará del proyecto y la ejecución.
- Metodología.- Del trabajo y sistema de evaluación del éxito.
- Dedicación.- Tiempo empleado al proyecto y presupuesto asignado.
- Propósito.- Adecuación del plan o la respuesta en general a los objetivos.
Resolución del concurso
Con la consultora ganadora empezar un calendario de trabajo, definir la estrategia, implementar la táctica y evaluar el retorno. Repetir y adecuar casos de éxito. Reorientar los errores.
Pero también hay que pensar en la empresa que ha sido convocada y no seleccionada. Jugó la «Final Four» pero no ha levantado el trofeo. A ellos hay que agradecer el esfuerzo y ofrecer la respuesta adecuada. Informar de los aspectos evaluados más positivos y negativos.
