Organizar las tareas del equipo laboral es uno de los retos diarios a los que se enfrentan las PYMES, pues, aunque los integrantes del equipo sean organizados, existe la posibilidad de olvidar algo importante. Para evitar que esto suceda, lo ideal es utilizar una herramienta de gestión de tareas.
¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?
En todas las PYMES hay equipos de trabajo que se encargan de realizar diversas tareas que ayudan a alcanzar las metas y objetivos comunes propuestos en un período de tiempo determinado. Es natural que a un trabajador le sean asignadas varias tareas en simultáneo y que debido a la carga de trabajo olvidé completar alguna de ellas, por ejemplo, llamar a un cliente o publicar en el blog de la empresa un artículo importante. También existe la posibilidad de que un trabajador abandone la empresa sin previo aviso y no informe a sus compañeros dónde almacenó los documentos en los que estuvo trabajando.
Para evitar que estas u otras situaciones desafortunadas ocurran se crearon diversas herramientas de gestión de tareas, tales como las que recomienda aquí la web para emprendedores recursosparapymes.com. Como su nombre lo indica, son herramientas que permiten monitorear todas las tareas que se han asignado a los miembros de un equipo de trabajo durante cada una de sus etapas, desde la asignación y realización, hasta la revisión, corrección, aprobación o denegación. Todo esto dentro del plazo establecido para la culminación de un proyecto.
5 motivos por los que todas las PYMES deberían utilizar una herramienta de gestión de tareas
A continuación, las 5 razones más poderosas por las que se recomienda utilizar una herramienta de gestión de tareas para los proyectos de las PYMES:
1. Mayor organización de la jornada laboral
Cuando todos los integrantes de un equipo de trabajo saben cuáles son las tareas que deben realizar en su jornada diaria o semanal, trabajarán de manera más organizada y se esforzarán por finalizarlas dentro del plazo establecido. Esto significa que aprovecharán mejor su tiempo y serán más organizados con las tareas pendientes, todo esto mejorará el flujo de trabajo.
2. Adiós a la procrastinación
La mejor manera de evitar la procrastinación en los trabajadores, es haciéndole saber el tiempo exacto que tiene para realizar una tarea que le ha sido asignada. Las herramientas de gestión de tareas permiten dividir los grandes proyectos en pequeños hitos, cada uno de ellos con un tiempo límite definido. Al visualizar el tiempo restante, el trabajador evitará posponer su realización.
3. Flexibilidad para cambios y reformulaciones de último momento
Al existir una mayor planificación, organización y aprovechamiento del tiempo, habrá espacio para hacer cambios o reformulaciones de tareas a último momento, todo esto sin sobrecargar de trabajo a los integrantes del equipo ni afectar los objetivos en comunes.
4. Mayor concentración, menos preocupación
Contar con una lista de tareas pendientes y otra de tareas finalizadas libera la mente de los trabajadores, ya que podrán visualizar lo que aún deben hacer y también lo que ya han hecho. Esto les evita la preocupación de haber olvidado algo importante y les permitirá concentrarse con absoluta tranquilidad en su trabajo.
5. Mayor motivación y mejor convivencia
Al final del día los miembros del equipo de trabajo podrán ver la lista de tareas que han completado y, si la herramienta de gestión de tareas lo permite, también la de sus compañeros. Esto mejorará su motivación ya que podrán ver cuánto han aprovechado el tiempo y cómo va lográndose cada uno de los objetivos que conducen a una meta en común.
Características que debe tener una buena herramienta de gestión de tareas
Ante la gran variedad de herramientas de gestión de tareas para PYMES disponibles en el mercado, elegir una de ellas puede ser un poco agobiante, pero si se tienen en cuenta las siguientes características la elección resultará más fácil:
- Intercambio de documentos.
- Funciones de comunicación.
- Almacenamiento en servidores externos.
- Actualización de tareas en tiempo real.
- Acceso y edición de archivos almacenados en la nube.
- Herramientas que permitan la colaboración fluida entre todos los miembros del equipo.
En conclusión, una herramienta de gestión de tareas es lo que las PYMES necesitan para mejorar la productividad de su equipo de trabajo, definir los plazos de sus proyectos y evitar la procrastinación.
