María José Flujas Leal. Delegada territorial en Andalucía de la Asociación Española de Protocolo.
Reinventarse es una de las palabras que más estamos oyendo en las últimas semanas en todo aquello relacionado con la organización de actos. La situación que vivimos y las medidas que nos vemos obligados a implantar nos condicionan notablemente y nos están conduciendo a un reciclaje acelerado.
Es probable que la limitación de aforos y las distancias de contacto social nos impulsen ahora a organizar actos con formatos online pero creemos que no serán fórmulas pasajeras sino todo lo contrario. Han llegado con afán de implantarse porque son muchas las ventajas que nos descubren: comodidad al requerir menos tiempo y desplazamientos, ahorro de costes, favorecen el respaldo y la representación institucional, …
Desde la Asociación Española de Protocolo abogamos por transformar las estructuras tradicionales con formatos novedosos, en los que la creatividad desempeña un papel fundamental. Se han de buscar fórmulas originales que generen expectación, que refuercen los objetivos y valores de la marca y que permitan mantener el control sobre la atención de los invitados conectados para todo lo cual se buscará, como siempre, crear la atmósfera más adecuada.
Y como ejemplo de estos cambios, podemos ver los elementos que afectan a las entregas de premios y/o homenajes, actos que ya se han comenzado a realizar bajo esta premisa.
Desde que se cursa la invitación los formatos cambian. La socorrida fórmula “Se ruega confirmación” se transforma en referencias al enlace a la plataforma, al hashtag, … para inscribirse. Además, este documento ha de contener información acerca de la duración o la necesidad, en su caso, de descargar algún programa y mantendrá todas las medidas oportunas para garantizar la protección de datos en el envío.
La nota de protocolo que se remita a los implicados directos en el evento ha de contener las directrices adecuadas en cuanto al sitio y la imagen de fondo para la conexión (controlar la iluminación o la luz que nos da en la cara, evitar los ruidos de fondo, procurar que no sea un sitio de paso de otras personas, grabar con plano horizontal, que el dispositivo esté en un punto estable), las indicaciones acerca de silenciar los micrófonos, del momento en el que han de estar conectados, cómo se les va a dar paso y el tiempo del que disponen para intervenir.
Sería aconsejable contactar antes del inicio del acto con los diferentes protagonistas o intervinientes para que se familiaricen con el orden del guion, con la forma de activar o acallar el micrófono, para probar el sonido, y comprobar que su imagen se percibe adecuadamente, que no se corta o aprecia bien por estar muy cerca o muy lejos de la cámara.
Centrados en los contenidos podremos optar a remitir desde el principio la información sobre los premiados mantener el formato de lectura directa durante el desarrollo del acto o ir anunciándolo de manera programada en distintas fechas o plataformas.
Para preparar nuestro evento tendremos que trabajar de manera mucho más estrecha de lo que veníamos haciendo hasta ahora con los técnicos de modo que todos los soportes informáticos respondan adecuadamente a las necesidades de participantes, de atención en directo a través de chats, incorporación de presentaciones o vídeos con buena calidad, conexiones en directo, …
No debemos olvidar que la imagen intencional de la marca tiene que continuar presente en todos los soportes, en el diseño del escenario, en los fondos de los puntos de conexión, en las comunicaciones, en vídeos, para lo cual los editaremos e insertaremos textos o logos a modo de marcas de agua o watermarks.
El formato que elijamos para el desarrollo ha de ser preferentemente breve, conciso, intercalando imágenes, vídeos, relatos o comentarios acerca de las intervenciones que se pudieran recibir en el chat, en Twitter, Instagram, Facebook …
La inserción programada de montajes audiovisuales, de mensajes institucionales junto a las referencias en directo será la manera de romper la monotonía de una escucha pasiva de nuestros participantes a quienes la distancia les proporciona una gran facilidad para desconectar sin compromiso.
Una buena opción para conducir nuestra entrega de premios sería contar con un maestro de ceremonias que, con un ritmo vivo, se ocupe de introducir a los protagonistas, de controlar los tiempos y de ir marcando un ritmo activo, interactivo saludando o conectando a los invitados o participantes otorgándoles un rol activo.
Los galardones o distinciones que se entregan incluso pueden formar parte de este desarrollo de manera ingeniosa, programando entregas en directo con mensajeros, enviando sobres para que los premiados los abran en el momento de su conexión, anunciándolo a través de las redes, …
También hemos de hacer mención a la importancia de la accesibilidad. Si de verdad ambicionamos que nuestro acto tenga el mayor alcance y éxito social, y sea más de todos, las aplicaciones o programas que se utilicen para este acto han de ser de diseño sencillo e intuitivo, que no penalice el error.
Han de permitir que los elementos de interfaz con los que el usuario participe permitan la interacción con aplicaciones externas que facilitan la accesibilidad, es decir, con aquellas que proporcionan opciones de ampliación de pantalla, de invertir colores, de conectar lectores de pantalla; que cuente con subtítulos y/o intérpretes de Lengua de Signos.
Del mismo modo es posible cambiar las tradicionales fotografías por la posibilidad de descarga, por el envío posterior de la grabación total del acto o de una captura de pantalla debidamente enmarcada.
Y por último valoramos un elemento que no debemos olvidar: la seguridad. Hemos de cerrar todas las puertas a las posibles interferencias o trolls que pudieran obstaculizar la transmisión de nuestro mensaje. Tenemos que estar preparados para evitar que se compartan pantallas con imágenes indeseadas, para desmentir posibles bulos, para atajar comentarios negativos haciendo buen uso del humor, y llegado el caso, tener la posibilidad de bloqueo. Activar procedimientos de reparación inmediata
En la aplicación de este formato de acto nos pueden ayudar numerosas plataformas: YouTube, Instagram, y gran cantidad de programas para que dispongamos de presentaciones animadas: PowToon, Prezzi, Canva,…, accesorios como las pizarras virtuales: Microsoft Whiteboard. Educreations,…y por supuesto, sin dejar de lado elementos tan habituales como es la música en directo o grabada.
